Administration financière

1. Entente entre l'établissement hôte et la Société canadienne du cancer

Les subventions et les bourses ne sont versées qu’avec le consentement du directeur administratif de l’établissement où elles sont versées, et les établissements doivent se conformer aux politiques énoncées dans l’entente entre l’établissement hôte et la Société canadienne du cancer (SCC). Aucuns fonds ne seront versés sans ces approbations. 

2. Avis d'octroi d'une subvention (AOS)

Les candidats choisis recevront un « avis d’octroi de subvention » (AOS) officiel, lequel stipulera la durée de la période de subvention/bourse et le montant approuvé qui sera payé par la Société canadienne du cancer. L’agent financier/l’agente financière et le service de recherche de l’université ou de l’établissement concerné seront avisés en même temps de l’attribution de cette subvention/bourse. Un nouvel avis d’octroi de subvention ne sera émis qu’en cas de modification du montant ou des modalités de la subvention ou de la bourse. 

3. Date d'entrée en vigueur

Les dates d’entrée en vigueur des subventions et des bourses varient. La date d’entrée en vigueur de la subvention sera clairement notée sur l’AOS. 

4. Autorisation de dépenses

L’on doit tenir un compte particulier pour chacune des subventions/bourses remises et chacune des dépenses engagées doit obtenir l’autorisation du chercheur subventionné/de la chercheuse subventionnée/du boursier/de la boursière ou de son représentant désigné/de sa représentante désignée. 

5. Administration et versement des fonds

Les fonds de toutes les subventions et bourses sont administrés par les agents financiers attitrés de l’université ou de l’établissement hôte. La fréquence des versements est indiquée sur l’AOS. L’AOS précise également si et comment les fonds des partenaires seront administrés, s’il y a lieu. Consultez la section 13 pour obtenir de l’information sur le relevé de compte. 

6. Versements effectués par l'établissement hôte

Il revient à l’agent financier/l’agente financière de l’établissement hôte, moyennant l’autorisation du chercheur subventionné/de la chercheuse subventionnée/du boursier/de la boursière, d’acquitter les frais engagés aux fins expressément précisées dans l’entente concernant la subvention/bourse. Le total global des frais ne doit pas excéder le montant de la subvention. La Société canadienne du cancer n’assumera aucune responsabilité quant aux frais excédentaires et n’accordera aucun remboursement afférent à l’université ou à l’établissement concerné. Les frais doivent être engagés seulement aux fins précisées dans l’entente concernant la subvention/bourse. Toute autre utilisation des fonds doit faire l’objet de l’autorisation préalable de la Société canadienne du cancer. 

7. Comptabilité distincte

Le chercheur/la chercheuse qui touche plus d'une subvention doit tenir une comptabilité distincte pour chacune. Avant de virer des sommes d'un projet à l'autre, le chercheur/la chercheuse doit obtenir l'autorisation préalable de la Société canadienne du cancer. 

8. Fin ou interruption avant terme d'une subvention

Les dépenses engagées après la date d’expiration ne seront pas acceptées. L’établissement hôte doit en principe nous retourner tout solde inutilisé au moment où la subvention prend fin. Advenant qu’une subvention/bourse soit discontinuée pour une raison quelconque (p. ex. une interruption avant terme), la Société canadienne du cancer doit en être avisée aussitôt. 

9. Report des sommes de la subvention

Les titulaires d’une subvention pourront reporter à toute subvention renouvelée par la Société canadienne du cancer un solde non utilisé (surplus seulement) jusqu’à concurrence de 50 000 $ pour une période maximale d’un (1) an après la date normale d’expiration de la subvention, sans incidence sur les subventions dont ils bénéficient simultanément, sur les subventions futures ou sur toute demande de subvention en attente. Le chercheur principal/la chercheuse principale d’un projet s’inscrivant dans un projet du programme pourra reporter 50 000 $ à titre individuel, pour son projet. Les chercheurs n’ont pas à obtenir une approbation officielle pour les montants de moins de 50 000 $. Toutes les sommes reportées au-delà de la date d’expiration de la subvention, sans égard au montant, seront assujetties aux politiques comptables habituelles de la Société canadienne du cancer ainsi qu’aux politiques comptables de fin de subvention en vigueur au moment du report. Tout surplus excédant les limites précisées devra être remboursé à la Société canadienne du cancer et les déficits de plus de 5000 $ ne peuvent être reportés sur une autre subvention renouvelée. Prière de consulter l‘article 10 relatif à la garde des fonds au-delà de la date normale d’expiration de la subvention.  

10. Utilisation des fonds non dépensés à la date d'expiration et prolongation de la date d'expiration (prolongation sans allocation d'argent additionnelle)

Un surplus jusqu’à concurrence de 50 000 $ pourra être gardé pour une période maximale de 12 mois après la date d’expiration de la subvention pour les dépenses associées à cette dernière. Un relevé de compte doit être fourni pour tous les fonds dépensés après la date normale d’expiration de la subvention. 

Toutefois, si un surplus supérieur à 50 000 $ est prévu, si plus de 12 mois sont nécessaires pour effectuer le travail ou s’il reste du travail de validation à faire, les titulaires de subventions devront faire une demande pour une prolongation sans financement supplémentaire. Les sommes encore disponibles pourront être dépensées après la date à laquelle la subvention devait initialement prendre fin, sans le moindre ajout de fonds. Une demande de prolongation sans financement supplémentaire sera considérée lorsqu'un travail reste inachevé, moyennant une justification convaincante, ou si le chercheur/la chercheuse a pris un congé prolongé au cours de la période de la subvention.  

Des informations sur la façon de demander une prolongation sans financement supplémentaire sont disponibles dans la fiche de conseils située ici (en anglais seulement). 

Si une prolongation sans financement supplémentaire est demandée avant la date butoir de dépôt des demandes pour la dernière année de subvention, la possibilité d’une date de renouvellement reportée sera prise en considération (s’il y a lieu). Une demande de prolongation sans financement supplémentaire ne sera pas prise en considération si une demande de renouvellement présentée est refusée pour une pleine subvention.  

Ce qui précède ne s’applique pas aux bourses de formation en recherche, qui ne sont pas admissibles à une prolongation sans financement supplémentaire sauf dans le cas d’un congé parental ou d’une autre situation exceptionnelle approuvée au préalable par la Société canadienne du cancer. 

11. Subvention de prolongation d'un projet

La subvention de prolongation n’est plus offerte aux candidats qui font une demande de renouvellement. 

12. Équipement permanent

Le financement des équipements fait l’objet d’un remboursement. Les fonds seront versés après réception d’une facture du service de la comptabilité de l’établissement hôte, laquelle fera foi que le chercheur/la chercheuse a reçu l’équipement subventionné. Cette facture doit contenir le détail de chacun des articles achetés qui figurent sur la liste approuvée et être accompagnée de copies des factures des fournisseurs. Le remboursement ne sera émis qu’une fois les engagements tenus, le cas échéant. 

Afin que l’achat de l’équipement approuvé pour un projet de recherche profite directement au projet subventionné, les articles nécessaires devront être achetés un an avant la date de fin de la subvention pour être admissibles à un remboursement. On permettra que soit passé sous Équipement permanent tout achat effectué après la réception de l’avis d’octroi, mais avant la date à laquelle la subvention commencera d’être versée; toute autre dépense afférente à l’octroi d’une subvention sera irrecevable. Les factures doivent être envoyées à la Société canadienne du cancer avant la fin de la période de subvention pour être admissibles à un remboursement. L’équipement devrait être inclus dans les relevés de toutes les subventions de recherche. 

Pour les subventions de recherche, sauf indication contraire dans l’AOS, l’équipement identifié dans la demande de subvention originale sera admissible à un remboursement. Aucun autre équipement ne sera remboursé, même si le coût total est inférieur au montant de l’équipement permanent approuvé à l’origine, sans l’approbation préalable de la Société canadienne du cancer. 

Pour les bourses de formation en recherche, les dépenses admissibles, y compris tout le matériel lié à la formation, sont décrites en détail dans la section 13.h ci-dessous. 

Les instructions sur la manière de soumettre une demande d’équipement permanent sont disponibles sur la fiche de conseils située ici (en anglais seulement).  

13. Relevé de compte pour la subvention

a) Obligation de rapport annuel

Un relevé de compte doit être soumis annuellement à la Société canadienne du cancer dans EGrAMS pour chaque projet pour lequel des fonds ont été accordés. Un courriel sera envoyé à l’agent financier/l’agente financière et au chercheur subventionné/à la chercheuse subventionnée 60 jours avant la date d’échéance, indiquant comment soumettre le relevé pour chaque subvention/bourse. Certains programmes exigeront encore que le relevé de compte soit soumis par courriel, en utilisant le modèle de relevé de compte de la Société canadienne du cancer ou le modèle de relevé de compte de Cancer de la prostate Canada (en anglais seulement). Les instructions sur la façon de soumettre le relevé en ligne sont ici (en anglais seulement). Le relevé doit être soumis dans les 60 jours suivant la fin de chaque année de subvention afin que les paiements ultérieurs ne soient pas retardés. Les paiements ultérieurs ne seront pas versés tant que nous n’aurons pas reçu et approuvé un relevé acceptable pour l’année précédente. Dans les cas où le solde non utilisé est important, le personnel de la Société canadienne du cancer retiendra les futurs versements. Dans le cas de subventions renouvelées, nous devons avoir reçu et approuvé le relevé final de la subvention précédente. Les paiements retardés seront versés avec le prochain versement prévu. 

b) Déclaration et soumission

L’agent financier/agente financière responsable de l’administration des fonds de la subvention, ainsi que le chercheur subventionné/la chercheuse subventionnée, doivent déclarer que les dépenses signalées sont exactes et conformes aux politiques de la SCC concernant les dépenses de la subvention avant de soumettre le relevé de compte dans EGrAMS. De plus, le nom de la personne qui a préparé le relevé de compte doit être fourni. 

c) Fonds engagés

Il n’est pas nécessaire de reporter les sommes engagées, étant donné qu’il est permis de déclarer un surplus ou un déficit au cours du terme d’une subvention. Les établissements peuvent faire des comptes de régularisation au cours de la dernière année si les marchandises ont été employées pendant la période de la subvention, mais facturées après la date prévue de clôture. 

d) Détail des dépenses

On pourrait exiger, avec le relevé de compte, une brève explication/justification si le total des dépenses diffère de 30 % du montant budgétisé sur l’AOS. La Société canadienne du cancer pourrait exiger, en tout temps, davantage de renseignements du chercheur subventionné/de la chercheuse subventionnée ou de l’établissement hôte concernant leurs dépenses (p. ex. si elles diffèrent sensiblement de celles qui avaient été budgétisées ou s’il existe un écart considérable entre les prévisions budgétaires et la sous-utilisation ou le dépassement des sommes au cours d’une année). De plus, il pourrait être exigé du chercheur subventionné/de la chercheuse subventionnée de fournir un compte rendu détaillé de ses dépenses, soutenu par des pièces justificatives. 

e) Vérification comptable

La Société canadienne du cancer se réserve le droit de procéder à la vérification comptable du relevé de compte. 

f) Catégories de dépenses

Remarque : Toute passation en charges au compte d’une subvention doit être liée directement au projet pour lequel les sommes ont été allouées. 

Salaires et avantages sociaux : Il faut signaler le total des salaires et avantages sociaux afférents à une subvention. Il n’est pas nécessaire d’indiquer les noms et salaires de chacun/chacune des employés rémunérés à partir d’une subvention, sauf dans le cas d’une bourse de formation en recherche. Toutefois, l’établissement doit disposer d’une comptabilité de la paye qui fait foi du total des salaires et avantages sociaux tels que signalés dans le rapport qu’il devra remettre. Inclure également les coûts associés à la consultation de la communauté, la rémunération des partenaires patients au sein des équipes de recherche (p. ex. patients, survivants, aidants, populations à risque). La rémunération doit être conforme à la politique de rémunération des partenaires patients de la SCC ou à la stratégie de recherche des Instituts de recherche en santé du Canada pour la recherche axée sur le patient.  

Biens non réutilisables/fournitures : Signalez toute dépense de cette nature qui est liée directement à une subvention. Les coûts pourraient inclure les fournitures de laboratoire non réutilisables (p. ex. les tiges, tubes, réactifs et autres), le coût des animaux et de l’hébergement, le coût par patient (incluant les honoraires versés/remboursement des dépenses), les sondages imprimés et le petit équipement (coût inférieur à 1000 $). 

Animaux et entretien : Signalez toute dépense de cette nature qui est liée directement à une subvention. 

Publications : Indiquez tous les coûts de publication associés au respect de la Politique de libre accès de la SCC. 

Déplacement pour assister à des conférences : Signalez tous les frais afférents à une participation à des conférences scientifiques, que ce soit comme auditeur/auditrice ou conférencier/conférencière.  

Voyage de recherche : Les dépenses déclarées doivent être associées aux coûts de la recherche. Exemples : rencontres d’équipe périodiques pour les recherches multicentriques, frais de kilométrage associés aux déplacements effectués pour mener des entrevues avec les sujets de l’étude, frais de déplacement d’un boursier postdoctoral/d’une boursière postdoctorale qui est sur le point d’occuper un premier poste dans le laboratoire du/de la bénéficiaire (dans le cadre de travaux financés par la subvention de la SCC), frais de déplacement associés à un scientifique invité/une scientifique invitée qui contribuera au projet financé, etc.). 

Services : Les dépenses signalées peuvent englober les honoraires de sous-traitants chargés de l’entretien, d’experts-conseils, etc. Les détails doivent être indiqués dans la section des services du relevé de compte.  

Divers : Si les dépenses totales excèdent 5000 $, les détails doivent être fournis sur le relevé de compte. 

De telles dépenses peuvent comprendre ce qui suit. 

Remarque : Toute passation en charges au compte d’une subvention doit être liée directement au projet pour lequel les sommes ont été allouées. 

Veuillez communiquer avec la Société canadienne du cancer pour toute question concernant les dépenses admissibles. 

Équipement permanent indiqué sur l’AOS : Signalez toute dépense aux fins d’achat d’équipement permanent > 1000 $ telle que précisé expressément sur l’avis d’octroi de la subvention (voir Article 12 [Équipement permanent] pour plus de détails). 

g) Dépenses irrecevables

Les dépenses qui ne peuvent être payées à partir d’une subvention comprennent les suivantes (sans toutefois s’y limiter) : 

h) Bourses de formation en recherche – budget de formation 

Le budget de formation consacré aux bourses de formation en recherche est distinct de celui des allocations et vise à soutenir la formation interdisciplinaire du boursier/de la boursière. Seuls les achats ou dépenses liés à la formation peuvent être couverts par le budget de formation (telles que les droits de participation à des congrès, les inscriptions à des ateliers, le matériel qui sera directement utilisé pour la formation, le déplacement ou l’hébergement et permettra d’assister à la formation ou à l’apprentissage). Le budget de formation peut aussi être utilisé pour appuyer le mentorat auprès de mentors extérieurs au milieu universitaire (membres de la communauté, patients, aidants, chefs d’entreprise, etc.), y compris pour la rémunération de ces mentors. Des membres de la famille, s’il y a lieu, pourraient être acceptés. Par exemple, si on fait appel à un aîné/une aînée d’une bande comme mentor/mentore et si cette personne est aussi parente avec le candidat/la candidate, la relation de mentorat peut quand même se poursuivre. En cas de doute, veuillez communiquer avec la SCC. Les droits de scolarité associés au programme d’études principal ainsi que le matériel ou les fournitures destinés à la recherche en cours ne constituent pas des dépenses admissibles. Le budget de formation doit être géré par les candidats retenus, qui devront respecter toutes les politiques de l’établissement (p. ex. approbation obligatoire d’un superviseur/d’une superviseure ou autres restrictions). 

Les dépenses liées à la formation doivent être des dépenses remboursables (soumises par une demande dans EGrAMS). Si un paiement anticipé est requis, veuillez communiquer avec la SCC pour en discuter. 

14. Prix d’excellence

Le récipiendaire recevra une bourse de recherche d’un montant maximal de 20 000 $. La bourse de recherche est attribuée à l’établissement hôte du récipiendaire et doit être utilisée dans le cadre de son programme de recherche. 

Aucun état financier n’est demandé pour ces prix. 

15. Bourse de déplacement

La bourse est versée sous forme de remboursement, en soumettant une demande dans EGrAMS. Aucun état financier n’est demandé pour ce type de bourse.

16. Bourses de formation en recherche 

Ces bourses sont un soutien aux allocations (salaires) et comprennent un budget de formation détaillé ci-dessus. Un relevé de compte est requis pour les allocations, et le budget de formation fonctionne par remboursement après la soumission d’une demande dans EGrAMS. 

Une personne ne peut pas détenir simultanément une bourse similaire à la bourse de formation en recherche (RTA). Cela inclut toutes les bourses dont l'allocation représente au moins 40 % du montant de la bourse de formation en recherche. Des demandes similaires peuvent être soumises à d'autres agences, mais les boursiers ne peuvent pas être titulaires des deux bourses si le montant de l'allocation de l'autre bourse représente au moins 40 % du montant de la bourse de formation en recherche.  

D'autres allocations partielles peuvent être détenues (égales à moins de 40 % de l'allocation RTA), à condition que cela soit approuvé par chaque fournisseur de fonds, et l'allocation RTA sera réduite du montant partiel.  

Pour de plus amples renseignements, veuillez écrire à research@cancer.ca. 

Dernière modification : le 22 mars, 2023